RAIS: entenda o que é e por que sua empresa precisa declarar

A RAIS é uma declaração anual obrigatória regulamentada pelo Decreto n.º 76.900/1975, que empresas devem enviar ao Governo Federal e funciona como um censo do emprego, coletando dados cruciais sobre vínculos empregatícios, admissões, demissões e remunerações.

Esta ferramenta permite ao governo controlar benefícios como FGTS, seguro-desemprego e abono salarial, além de fiscalizar o cumprimento das leis trabalhistas. Para empresas que buscam conformidade fiscal adequada, manter a RAIS em dia evita multas e problemas futuros com órgãos reguladores e o eSocial.

Quem está obrigado a entregar a RAIS?

Todas as empresas inscritas no CNPJ devem entregar a RAIS, independentemente de possuírem empregados ou não. Esta obrigatoriedade inclui empresas privadas e públicas, órgãos governamentais, fundações, condomínios e empregadores rurais pessoas físicas com empregados registrados.

Empresas sem movimentação de funcionários durante o ano-base devem enviar a RAIS Negativa, enquanto MEIs estão isentos da obrigação, exceto quando possuem empregados registrados.

Todas as empresas com CNPJ devem entregar RAIS, incluindo aquelas sem empregados (RAIS Negativa), exceto MEIs sem funcionários registrados.

Como funciona o envio da RAIS?

O envio da RAIS é realizado exclusivamente por meio eletrônico, utilizando programas disponibilizados pelo governo federal. Empresas sem empregados têm processo simples e rápido disponível online.

Para empresas com funcionários, utiliza-se programa que valida dados automaticamente e emite protocolo de recebimento após envio bem-sucedido. Organizações que já utilizam o eSocial podem estar dispensadas desta obrigação.

Quais informações devem constar na RAIS?

A RAIS deve conter dados completos de todos os empregados que trabalharam na empresa durante o ano-base, incluindo nome, CPF, data de nascimento, admissão, desligamento (quando aplicável), remuneração mensal, décimo terceiro salário e informações sobre afastamentos.

Para cada funcionário, devem ser informados cargo, função, escolaridade, nacionalidade, deficiências (se houver) e tipo de vínculo empregatício. Empresas que mantêm controle de dados trabalhistas organizados têm facilidade maior para compilar essas informações dentro dos prazos estabelecidos.

Quais são os prazos e penalidades para a RAIS?

O prazo para entrega da RAIS ocorre anualmente entre março e abril do ano seguinte ao ano-base, com datas específicas divulgadas pelo Ministério do Trabalho. Empresas que utilizam eSocial seguem cronograma diferenciado, baseado no fechamento da folha de dezembro.

O não envio ou envio com erros resulta em multa mínima de R$425,64, com acréscimos bimestrais que podem elevar significativamente o valor final. Multas adicionais são aplicadas quando há omissão de dados ou incorreções que prejudiquem direitos trabalhistas.

Para que a RAIS é utilizada?

A RAIS serve primariamente para fiscalização das leis trabalhistas, permitindo ao governo verificar se empresas cumprem normas estabelecidas pela CLT. Os dados coletados também auxiliam no controle de benefícios previdenciários.

Além disso, as informações subsidiam a gestão do FGTS, elaboração de estatísticas oficiais do mercado de trabalho e formulação de políticas públicas de emprego e renda. Para trabalhadores, a RAIS correta é essencial para acesso à aposentadoria e demais benefícios.

Perguntas frequentes (FAQ)

Como enviar a RAIS?

O envio é feito eletronicamente em sistema disponível no site oficial do governo.

Quem deve entregar a RAIS?

Todas as empresas com CNPJ, independentemente de possuírem empregados, devem entregar. MEIs só são obrigados se tiverem funcionários registrados no ano-base.

O que acontece se eu não enviar a RAIS?

Multa mínima de R$425,64 com acréscimos bimestrais, além de possíveis problemas para funcionários acessarem benefícios como abono salarial e aposentadoria.

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Fonte: Omie